Identificação

Portaria Presidência nº 1079/2019

Origem

Normas correlatas

Revogada pela Resolução TRE/PI nº 445/2022

Texto

Portaria Presidência Nº 1079/2019 TRE/PRESI/DG/ASSDG, de 20 de dezembro de 2019

Dispõe sobre o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e os demais instrumentos de Gestão Documental relativos às unidades administrativas da Sede e dos Cartórios Eleitorais do TRE-PI.

O Desembargador FRANCISCO ANTÔNIO PAES LANDIM FILHO, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando o disposto no art. 6°, I, da Resolução TSE nº 23.379/2012, que disciplina o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral;

Considerando o disposto no art. 4º, II e III, da Resolução TRE-PI nº 374/2019, que dispõe sobre a composição e as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí; e

Considerando a necessidade de atualização dos instrumentos de Gestão Documental deste Tribunal, resolve:

Art. 1º Adotar, no âmbito das unidades da Secretaria e dos cartórios da Justiça Eleitoral do Piauí, o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e os demais instrumentos de Gestão Documental constantes dos anexos.

Parágrafo único. Entende-se por Gestão Documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Art. 2º Os documentos de qualquer suporte ou natureza produzidos e recebidos pelo TRE-PI são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

• 1º Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.
• 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades administrativas do Tribunal, aguardam sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente, por razões de interesse administrativo.
• 3º Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em caráter definitivo.

Art. 3º Os documentos considerados de guarda permanente, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos, fazem parte do Fundo Histórico e Arquivístico da Justiça Eleitoral.

Art. 4º Consideram-se documentos essenciais ao Tribunal os que constituam:

I - decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções normativas, regimentos, regulamentos, etc.);

II - registros de fatos ou ocorrências (atas, relatórios, memórias de reunião, etc.);

III - acordos em que a administração pública seja parte (contratos, convênios, etc.);

IV - publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas, edições eletrônicas etc.)

Art. 5º O Plano de Classificação de Documentos, constante do Anexo I, consiste no esquema de distribuição de documentos em classes funcionais, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções do TER-PI e da análise do acervo documental acumulado.

Parágrafo único. Os documentos deverão ser classificados no momento da sua produção ou quando de sua entrada no Protocolo Geral ou recepção nos protocolos dos Cartórios Eleitorais.

Art. 6º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, constante do Anexo II, é o instrumento de gestão que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;

• 1º As unidades administrativas da Sede do Tribunal deverão seguir a Tabela de Temporalidade como orientação para a transferência e/ou recolhimento de documentos dos arquivos correntes (setoriais) ao Serviço de Arquivo, fins de cumprir prazo de guarda obrigatório no arquivo intermediário antes de sua destinação final ou ser diretamente recolhido ao arquivo permanente.
• 2º A transferência e o recolhimento de documentos físicos das unidade da Secretaria para o Serviço de Arquivo deverá obedecer ao cronograma estabelecido no anexo VIII.
• 3º Os Cartórios Eleitorais são os responsáveis pela guarda do seu acervo na fase intermediária e permanente.

Art. 7º A eliminação de documentos no âmbito do Tribunal deverá ser aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e homologada pela Presidência do Tribunal

• 1º As unidades administrativas da Sede do Tribunal e os Cartórios Eleitorais deverão proceder à autuação de processo administrativo de eliminação de documentos no Sistema, a ser encaminhado para a aprovação da CPAD.
• 2º O processo deverá ser instruído com a Listagem de Eliminação, elaborada segundo as regras contidas no Plano de Classificação, na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e conforme modelo constante do anexo III.
• 3º Compete à CPAD a análise e o deferimento nos Processos cujo objeto é a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, manifestação esta que será submetida a apreciação da Presidência do Tribunal, para fins de homologação.

Art. 8º A autorização para eliminação de documentos oriundos das unidades da Secretaria do Tribunal, após a devida homologação da Presidência, deverá ser amplamente divulgada pela CPAD, na forma da elaboração do Edital de Ciência de Eliminação de documentos (modelo constante do Anexo IV), com o objetivo de dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do Tribunal, a qual deverá ser feita no sítio do Tribunal na Internet e no Diário da Justiça Eletrônico, consignando o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para a manifestação de interessados a requerer a alienação de documentos ou cópias de peças de documentos e processos.

• 1º Idêntica providência deverá ser realizada pelas Chefias dos Cartórios Eleitorais, utilizando-se do modelo de edital constante do anexo V, os quais deverão providenciar ainda que o Edital em questão seja afixado no local de costume das Zonas Eleitorais e sua cópia juntada ao respectivo processo, certificando-se sobre o período em que ficou afixado.

Art. 9º Eventual solicitação de alienação de documento objeto da eliminação deverá ser requerida pela parte interessada, por meio do preenchimento do formulário constante do Anexo V.

• 1º O pedido será decidido pela Presidência, após manifestação da CPAD.
• 2º Sendo deferido o pedido, será procedida a entrega dos documentos pela unidade de origem, mediante recibo, à parte interessada.
• 3º O indeferimento do pedido será comunicado à parte interessada pela CPAD.

Art. 10. Após o decurso do prazo previsto em edital, será realizada a fragmentação dos documentos, procedimento que deverá observar critérios de responsabilidade social e preservação ambiental, ficando autorizado que os documentos, após descaracterizados e fragmentados, sejam, se possível, doados a instituições que coletam material reciclável com proposta de inclusão social

• 1º A descaracterização e fragmentação dos documentos deverá ocorrer mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, proibida a incineração”
• 2º O processamento da eliminação dos documentos das unidades administrativas da Sede do Tribunal será realizado pela CPAD.
• 3º O processamento da eliminação dos documentos dos Cartórios será realizado por cada Zona Eleitoral.
• 4º A descaracterização ou inutilização dos documentos deverá ser realizada por servidor da Justiça Eleitoral, ou, se efetuada por terceiro, deverá ser assistida por um servidor da Justiça Eleitoral designado especificamente para o ato
• 5º Por ocasião da eliminação, deverá ser lavrado pelo servidor que acompanhar a descaracterização dos documentos o Termo de Eliminação de documentos, conforme modelo constante do Anexo VII, com a finalidade de registrar as informações relativas ao ato de descarte, tais como a identificação dos conjuntos documentais eliminados e suas respectivas datas-limite.

Art. 11. Integram esta Portaria: Plano de Classificação de Documentos (Anexo I); Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (Anexo II); Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo III); Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos elaborado pela CPAD (Anexo IV); Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos elaborado pelas Zonas Eleitorais (Anexo V); Solicitação de Alienação de Documentos (Anexo VI), Modelo de Termo de Eliminação de Documentos (Anexo VII) e o Cronograma de transferência/recolhimento de documentos e Processos para o Serviço de Arquivo (Anexo VIII).

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

Art. 13. Fica revogada a Portaria TRE-PI nº 174/2009.

Teresina (PI), 23 de dezembro de 2019.

Desembargador Francisco Antônio Paes Landim Filho

Presidente do TRE-PI