O Tribunal Regional Eleitoral do Piauí (TRE-PI) publicou no Diário de Justiça Eletrônico – DJE, desta terça-feira (17), páginas 47 a 130, a Resolução TRE-PI nº 445, de 9 de maio de 2022, que dispõe sobre a Política de Gestão Documental no âmbito dessa Justiça Especializada.

A norma, relatada pelo Presidente do tribunal, Desembargador Erivan Lopes, destina-se ao desenvolvimento de infraestrutura para a área de gestão documental e à promoção do desenvolvimento e do uso de técnicas de gestão da informação arquivística no âmbito do TRE-PI.

O texto estabelece as diretrizes básicas da política de gestão documental do tribunal, os instrumentos e os procedimentos de gestão documental a serem utilizados pelas unidades da Secretaria do TRE-PI e dos Cartórios Eleitorais, e abrange as atividades de protocolo, expedição, arquivo e a administração de documentos e processos eletrônicos.

A presente Resolução define como princípios e diretrizes básicas, entre outros, a garantia de acesso as informações necessárias ao exercício de direitos; a promoção da cidadania por meio do acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo TRE-PI; guarda de documentos relevantes para a extração de certidões acerca de julgados, indispensáveis à administração da instituição, a preservação da memória e a garantia de direitos individuais; padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros; e adequação a Lei Geral de Proteção de Dados quando da execução das atividades de gestão documental que impliquem no tratamento de dados pessoais.

A Seção de Comunicações do TRE-PI, composta pelos Serviços de Protocolo, Expedição e de Arquivo, compete a gestão documental no âmbito deste Regional, cabendo a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD a formulação, planejamento e avaliação contínua da política de gestão documental do tribunal.

Os Cartórios Eleitorais são os responsáveis pela guarda do seu acervo em todas as fases do ciclo documental (corrente, intermediária e permanente).

A eliminação de documentos com prazo de temporalidade esgotados, conforme Tabela de Temporalidade Documental – TTD, constante do Anexo II, desta Resolução TRE-PI nº 445/2022, deverá ser aprovada pela CPAD e homologada pela Presidência do TRE-PI.

Para fins do procedimento acima, descarte de documentos, as unidades administrativas da Sede e dos Cartórios Eleitorais deverão proceder a autuação de processo administrativo de eliminação de documentos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, a ser encaminhado para manifestação da CPAD.

Este processo deverá ser instruído com a Listagem de Eliminação de Documentos (modelo constante do Anexo IV), elaborada segundo as regras contidas no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade Documental.

Também de acordo com o determinado na presente Resolução, a autorização para a eliminação de documentos oriundos da Sede, após a devida homologação da Presidência, deverá ser amplamente divulgada pela CPAD, na forma da elaboração do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (modelo constante do Anexo V), com o objetivo de dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do Tribunal, a qual deverá ser feita no sítio do Tribunal na Internet e no Diário da Justiça Eletrônico, consignando o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para a manifestação de interessados a requerer a alienação de documentos ou cópias de peças de documentos e processos.

Idêntica providência deverá ser realizada pelas Chefias dos Cartórios Eleitorais, utilizando-se do modelo de edital constante do Anexo V, além da fixação do Edital em questão no local de costume das Zonas Eleitorais e da juntada de cópia desse documento ao respectivo processo, certificando-se o período em que ficou afixado.

Decorrido o prazo previsto em edital será realizada a fragmentação dos documentos, ficando autorizado que os documentos, após a descaracterização e fragmentação, sejam se possível, doados para reciclagem. Por ocasião da eliminação deverá ser lavrado Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo VIII.

Confira abaixo a íntegra da Resolução.

Resolução - Política de Gestão Documental

Fonte: Presidência do TRE-PI

Foto extraída do site: projetoacademico.com.br